Электронный протокол заседания кафедры
Сергей Кондаков, заместитель начальника Главного управления по организации работы с персоналом СПбГУ, рассказал о том, как ручной набор документов в Университете заменяется автоматическим.
«Ранее секретарь печатал протокол вручную, основываясь на пометках, сделанных в ходе совещания, затем в документ вносились стилистические правки, и только после этого он утверждался председателем заседания. Благодаря появлению нового сервиса у сотрудников СПбГУ появляется возможность фиксировать результаты обсуждения с помощью веб-интерфейса непосредственно в ходе заседания и печатать документ на основе готового шаблона. Информация, необходимая для составления протокола заседания, вносится преимущественно путем выбора из выпадающих списков, вручную потребуется вписывать только сведения о внешних специалистах, не связанных с Университетом, или дополнительные комментарии участников заседания», — пояснил Сергей Юрьевич. Теперь протоколы формируются автоматически в соответствии с требованиями делопроизводства. Фактически сервис является конструктором готовой информации, что позволяет свести к минимуму вероятность ошибок ручного ввода и повысить качество документооборота.
Результаты заседаний и решения коллективов научно-педагогических работников кафедр теперь сохраняются в единой базе данных. Таким образом, каждый сотрудник через свою учетную запись может войти в систему и просмотреть предыдущие протоколы, а представители руководства Университета — оперативно проанализировать результаты обсуждений.